תיאור תפקיד:
ניהול מלא של יומן המנכ"לית, כולל תיאום פגישות מורכבות עם גורמים בכירים, ממשקי ממשל, שותפים אסטרטגיים ויחידות פנים-ארגוניות.
תכנון גאנט שנתי של פעילות המנכ"לית והכנת מצגות וחומרי רקע למפגשים.
תפעול שוטף של הלשכה ומתן מענה לפניות.
תפקוד כנקודת הקשר המרכזית של המנכ"לית לתיאום ואדמיניסטרציה מול מנהלים, לקוחות, שותפים וספקים.
רישום וניסוח סיכומים ופרוטוקולים, מעקב אחר החלטות ותיעדוף משימות.
תכנון ותיאום נסיעות מקצועיות בארץ ובחו"ל.
ליווי והפקה של ביקורים רשמיים, מפגשי הנהלה ואירועים ארגוניים.
עבודה מול ספקים, יועצים וגורמים לוגיסטיים ליצירת חוויית עבודה מקצועית ומאורגנת.
ניהול רכש, חשבוניות, הוצאות, חוזים ותהליכי תיעוד. ניהול הדואר הנכנס והיוצא, הכנת מכתבים רשמיים, מסמכים ומצגות.
ניהול תקציב הלשכה ובקרות ביצוע.
דרישות:
ניסיון מקצועי של שנתיים לפחות בתפקיד דומה – חובה.
השכלה אקדמית – חובה.
שליטה טובה בכל יישומי office ו- outlook.
ניסיון בניהול יומן מורכב ותיאום פגישות עם גורמים בכירים.
יכולת לשמור על סביבת עבודה מסודרת, מאורגנת ומותאמת לצרכי המנכ"לית.
יחסי אנוש מעולים, גישה שירותית, מסירות, לויאליות ואחריות.
יכולת התנסחות טובה בעברית ובאנגלית.
יכולת עבודה בסביבה דינמית, משתנה ובעלת מצבי עומס.
יכולת ניסוח גבוהה: רישום סיכומים, כתיבת פרוטוקולים ומכתבים רשמיים.
זמינות גבוהה גם בשעות לא שגרתיות.