המערכת שתנהל לכם את הגיוס: כך תבחרו נכון

תהליך גיוס עובדים הפך בשנים האחרונות למורכב יותר. מועמדים מגיעים ממגוון רחב של מקורות, מספר הגורמים המעורבים בכל גיוס גדל, קצב העבודה מהיר יותר, והציפייה של מועמדים לקבל תגובה ועדכונים בזמן אמת גבוהה מאי פעם.

למרות זאת, ארגונים רבים עדיין מנהלים את הגיוס באמצעות שילוב של תיבות דואר, קובצי אקסל, תיקיות, הודעות וואטסאפ ומערכות שאינן מתקשרות זו עם זו. התוצאה היא מידע שמתפזר בין גורמים שונים, מועמדים שאינם מקבלים מענה, משימות שנשכחות וקושי להבין אילו מקורות גיוס באמת מייצרים תוצאות.

כאן נכנסת לתמונה מערכת גיוס עובדים, או בשמה המקצועי ATS – Applicant Tracking System. המערכת מרכזת את הפעילות במקום אחד, מאפשרת לנהל את התהליך בצורה מסודרת, מפחיתה עבודה ידנית ומספקת נתונים שיכולים לסייע לארגון לגייס בצורה מהירה ומדויקת יותר.

אלא שלא כל מערכות הגיוס זהות. מערכת שמתאימה לחברת השמה אינה בהכרח מתאימה לארגון ציבורי, ומערכת שמתאימה לסטארטאפ בצמיחה לא תמיד תענה על הדרישות של ארגון המעסיק אלפי עובדים.

אז איך לבחור מערכת גיוס עובדים מוצלחת? אילו יכולות חשוב לבדוק? למי המערכת מתאימה, וכיצד ניתן לדעת שההשקעה אכן תחזיר את עצמה?

ריכזנו את השאלות המרכזיות שכדאי לשאול לפני בחירת מערכת גיוס, ושוחחנו עם שי בכור, מנכ"ל Civi AI, על השינויים שעובר עולם הגיוס ועל הכלים שיכולים לסייע למגייסים לעבוד בצורה יעילה יותר.

מהי מערכת גיוס עובדים?

מערכת גיוס עובדים היא פלטפורמה טכנולוגית שמאפשרת לנהל את כל שלבי הגיוס במקום אחד: החל מפתיחת משרה ופרסומה, דרך קליטת קורות חיים, סינון מועמדים, ראיונות וחוות דעת, ועד לקליטת העובד, סגירת המשרה ושמירת המועמדים במאגר לצורך גיוסים עתידיים.

במקום שכל מגייס ינהל את המידע בתיקיות, במיילים או בקבצים נפרדים, המערכת יוצרת מאגר מרכזי שבו ניתן לראות את כל המשרות, המועמדים, המשימות, ההערות והפעולות שבוצעו.

מערכת מתקדמת יכולה לקלוט מועמדים באופן אוטומטי מאתר הקריירה, מלוחות דרושים, מטפסים וממקורות נוספים. לאחר קליטת המועמד ניתן לתייג אותו, לשייך אותו למשרה, לשלוח לו שאלון סינון, לתאם ראיון, להעביר את קורות החיים למנהל המגייס ולתעד את ההחלטות לאורך התהליך.

כך הארגון מקבל תמונה מלאה ורציפה של תהליך הגיוס, והמועמד אינו "הולך לאיבוד" בין תיבות דואר, מסמכים ושיחות.

מתי ארגון צריך מערכת גיוס?

לא כל עסק שמגייס עובד אחד בשנה זקוק למערכת גיוס מלאה. עם זאת, ברגע שהגיוס הופך לפעילות שוטפת, מערב כמה עובדים או כולל מספר משרות במקביל, ניהול ידני עלול להפוך במהירות למסורבל ולא יעיל.

בארגון קטן המעסיק עד 50 עובדים, הצורך במערכת תלוי בעיקר בהיקף הגיוסים. חברה שמגייסת עובד או שניים בשנה יכולה לעיתים להסתפק בכלים בסיסיים. לעומת זאת, סטארטאפ בצמיחה שמגייס עשרות עובדים בזמן קצר עשוי להזדקק למערכת כבר בשלב מוקדם.

בחברות בינוניות, המעסיקות כ־50 עד 250 עובדים, מתחיל בדרך כלל צורך משמעותי יותר בניהול מסודר של משרות ומועמדים. בארגונים כאלה פועלים לעיתים כמה מנהלים מגייסים, מחלקות שונות וספקי גיוס חיצוניים. מערכת מרכזית מאפשרת לכולם לעבוד על אותו מידע ומצמצמת את התלות בהתכתבויות ובקבצים.

בארגונים גדולים, המעסיקים מאות עובדים, נדרשת שליטה במספר רב של משרות, משתמשים, מחלקות, סניפים ותהליכי אישור. במקרים אלה חשוב שהמערכת תאפשר ניהול הרשאות, יצירת תהליכים שונים לכל מחלקה, הפעלת אוטומציות והפקת דוחות ברמת הארגון.

ארגוני אנטרפרייז המעסיקים יותר מאלף עובדים זקוקים בדרך כלל לפתרון גמיש ומאובטח שמסוגל לתמוך בכמות גבוהה של משתמשים, באינטגרציות למערכות אחרות, בדרישות אבטחת מידע ובתהליכים מורכבים.

גם עמותות, רשויות מקומיות, חברות ציבוריות וגופים ציבוריים נעזרים במערכות גיוס כדי ליצור תיעוד מסודר, לשמור על פרטיות המידע ולאפשר בקרה על תהליכי המיון והבחירה.

עבור חברות השמה, חברות כוח אדם והד־האנטרים, מערכת גיוס היא לרוב כלי עבודה מרכזי כבר מתחילת הפעילות. חברות אלה מנהלות במקביל מועמדים, לקוחות, משרות, הסכמים, עמלות, חשבוניות וספקים, ולכן זקוקות למערכת המאפשרת לנהל גם את הצד המקצועי וגם את הצד העסקי של תהליך ההשמה.

מי משתמש במערכת הגיוס?

למרות השם, מערכת גיוס אינה מיועדת רק למגייסים.

המגייסים משתמשים בה לניהול המשרות, קליטת המועמדים, תיעוד שיחות, שליחת הודעות, תיאום ראיונות וביצוע משימות. מנהלי הגיוס נעזרים בה כדי לחלק עומסים, לעקוב אחר פעילות הצוות ולזהות תהליכים שמתעכבים.

מנהלי משאבי אנוש יכולים לקבל תמונת מצב רחבה יותר על התקנים הפתוחים, זמני הגיוס, מקורות המועמדים והביצועים של מחלקות שונות. מנהלים מגייסים יכולים לצפות בקורות החיים, לקרוא חוות דעת, להוסיף משוב ולקדם או לדחות מועמדים מבלי לנהל התכתבויות ארוכות עם צוות הגיוס.

גם ההנהלה יכולה להיעזר בדוחות ובמדדים כדי להבין כמה משרות פתוחות, כמה זמן לוקח לאייש אותן, אילו מקורות מייצרים מועמדים איכותיים והיכן נמצאים צווארי הבקבוק.

בחברות השמה משתמשים במערכת גם אנשי מכירות, מנהלי לקוחות, רכזי השמה, מנהלי סניפים ואנשי כספים. לכל משתמש ניתן להגדיר הרשאות בהתאם לתפקידו, כך שהוא ייחשף רק למידע הרלוונטי עבורו.

כאשר כל הגורמים עובדים במערכת אחת, ניתן לדעת בכל רגע מי טיפל במועמד, מה הייתה ההחלטה האחרונה ומהי הפעולה הבאה הנדרשת.

איך לבחור מערכת גיוס מומלצת?

בחירת מערכת גיוס צריכה להתחיל בבחינת תהליכי העבודה הקיימים בארגון. לפני שבודקים רשימות של פיצ'רים, כדאי להבין כיצד הארגון מגייס כיום, מה עובד היטב ומה גורם לעיכובים.

חשוב לבדוק האם המערכת מותאמת לשוק שבו פועל הארגון, האם היא זמינה בשפות הדרושות והאם היא תומכת באופן העבודה המקומי. עבור ארגונים בישראל, עבודה בעברית, תמיכה מקומית והתאמה לרגולציה הישראלית יכולות להיות משמעותיות מאוד.

נוחות השימוש היא גורם מרכזי נוסף. גם מערכת בעלת יכולות רבות לא תייצר ערך אם המגייסים והמנהלים יתקשו להשתמש בה. כדאי לבחון כמה פעולות נדרשות כדי לפתוח משרה, לעדכן מועמד, לשלוח הודעה או להפיק דוח, והאם ניתן לבצע את הפעולות היומיומיות בצורה ברורה ואינטואיטיבית.

מומלץ לבדוק האם המערכת מאפשרת להתאים את שלבי הגיוס, השדות, ההרשאות, ההודעות והתבניות לתהליכים של הארגון. ארגונים שונים מנהלים תהליכים שונים, ולכן מערכת גמישה יכולה למנוע מצב שבו הארגון נאלץ לשנות את כל שיטת העבודה רק כדי להתאים לתוכנה.

מערכת גיוס טובה אינה בהכרח זו שמציעה את רשימת הפיצ'רים הארוכה ביותר, אלא זו שמתאימה לתהליכי הארגון, פשוטה לשימוש ומגובה בשירות ובהטמעה מקצועיים.

שאלנו את שי בכור, מנכ"ל Civi AI: מה חשוב לדעת לפני שבוחרים מערכת גיוס?

בחירת מערכת גיוס משפיעה לא רק על עבודת מחלקת הגיוס, אלא גם על חוויית המועמדים, שיתוף הפעולה עם המנהלים והיכולת של הארגון לקבל החלטות המבוססות על מידע.

כדי להבין כיצד מערכת גיוס משתלבת בעבודה היומיומית, שוחחנו עם שי בכור, מנכ"ל Civi AI, מערכת גיוס ישראלית המשלבת ניהול תהליכים, אוטומציות וכלי בינה מלאכותית.

קרדיט צילום: טלי בקון

מהי מערכת Civi AI ולמי היא מתאימה?

Civi AI היא מערכת ATS שמרכזת במקום אחד את המשרות, המועמדים, קורות החיים, חוות הדעת, המשימות, ההודעות, האוטומציות והדוחות של הארגון.

המערכת מתאימה לארגונים שבהם קיימת פעילות גיוס שוטפת, ובהם חברות בינוניות, ארגונים גדולים וחברות אנטרפרייז. היא משמשת גם חברות השמה, חברות כוח אדם, מגייסים עצמאיים, הד־האנטרים, עמותות, רשויות, חברות ציבוריות, סטארטאפים בצמיחה וגופים ביטחוניים.

לדברי בכור, הצורך במערכת אינו תלוי רק במספר העובדים בארגון, אלא בעיקר בכמות הגיוסים ובמורכבות התהליך.

"סטארטאפ קטן שמגייס עובד אחד בשנה לא תמיד צריך מערכת מלאה. אבל כאשר נפתחות כמה משרות במקביל, מספר מנהלים מעורבים בתהליך או שמתחיל להצטבר מאגר משמעותי של מועמדים, מערכת יכולה ליצור סדר ולמנוע אובדן של זמן ומידע".

עבור חברות השמה, המערכת משמשת גם לניהול לקוחות, משרות, הסכמי השמה, עמלות, חיובים והכנסות. כך ניתן לנהל במקום אחד את פעילות הגיוס לצד ההיבטים התפעוליים והעסקיים.

האם Civi AI מותאמת לארגונים בישראל?

המערכת פותחה בישראל וזמינה בעברית, לצד אפשרות לעבודה באנגלית. היא מותאמת לתהליכי הגיוס המקובלים בשוק הישראלי, לעבודה עם מנהלים, ספקי גיוס ולוחות דרושים ולדרישות הרגולציה המקומית.

לדברי בכור, לשירות המקומי יש חשיבות רבה בתהליך הבחירה.

"מערכת גיוס הופכת לחלק מהעבודה היומיומית של הארגון. כאשר מתעוררת שאלה, נדרש שינוי בתהליך או צריך להכשיר משתמשים חדשים, חשוב שיהיה צוות שמכיר את הארגון ואת הדרך שבה הוא עובד".

ארגונים הפועלים במספר מדינות יכולים לנהל באמצעות המערכת גם תהליכי גיוס מחוץ לישראל, בהתאם לשפות, למדינות הפעילות, לאינטגרציות ולדרישות הפרטיות הרלוונטיות.

אילו יכולות מרכזיות קיימות במערכת?

Civi AI כוללת ניהול משרות ומועמדים, קליטת קורות חיים ממקורות שונים, חיפוש מתקדם במאגר, שאלוני סינון, תגיות חכמות, תבניות הודעה, חוות דעת, משימות, אוטומציות וממשק למנהלים מגייסים.

המערכת מאפשרת לנהל מקורות גיוס, ספקים וחברות השמה, מסמכים, הרשאות, חיובים והכנסות, וכן להפיק דוחות ודשבורדים על פעילות הגיוס.

מנהלים מגייסים יכולים לצפות במועמדים שהועברו אליהם, לקרוא קורות חיים וחוות דעת, להוסיף משוב ולקבל החלטות מתוך המערכת. הדבר מצמצם את הצורך בהתכתבויות ומאפשר לשמור את כל ההחלטות במקום אחד.

האוטומציות יכולות לשמש לשליחת אישורי קבלה למועמדים, שאלוני סינון, הודעות עדכון ותזכורות. ניתן גם ליצור משימות באופן אוטומטי, לעדכן סטטוסים ולהפעיל פעולות בהתאם להתקדמות המועמד בתהליך.

המטרה, לדברי בכור, היא לא להוציא את האדם מתהליך הגיוס אלא להפחית את כמות הפעולות הידניות.

"המגייסים צריכים להשקיע את הזמן שלהם בשיחות עם מועמדים, בהיכרות עם הארגון ובקבלת החלטות מקצועיות. הם לא צריכים לבזבז שעות על העתקת פרטים, חיפוש מיילים או שליחה חוזרת של אותן הודעות".

כיצד AI יכול לסייע בתהליך הגיוס?

כלי בינה מלאכותית יכולים לסייע למגייסים להתמודד עם כמויות גדולות של מידע ולבצע פעולות שבעבר דרשו זמן רב.

במערכת גיוס עם AI ניתן לנתח נתונים מתוך קורות החיים, לחפש מועמדים במאגר בהתאם לדרישות המשרה, לסכם מידע מקצועי ולסייע בניסוח מודעות דרושים ותכנים שונים.

עם זאת, שימוש נכון ב־AI אינו מבוסס רק על קבלת החלטה אוטומטית. המערכת צריכה להציג למגייס את המידע הרלוונטי ולאפשר לו להפעיל שיקול דעת, לשאול שאלות נוספות ולבחון את ההתאמה האנושית והמקצועית.

לדברי בכור, "AI טוב לא אמור להחליף את המגייס. הוא אמור לפנות למגייס זמן כדי שיוכל להיות מדויק, אנושי ומקצועי יותר".

למה חשוב לשמור על מאגר מועמדים מסודר?

אחד הנכסים החשובים ביותר של ארגון מגייס הוא מאגר המועמדים שכבר פנו אליו בעבר.

מועמד שלא התאים למשרה מסוימת עשוי להתאים למשרה אחרת שתיפתח בהמשך. כאשר המידע נשמר בצורה מסודרת, ניתן לחפש במאגר לפי ניסיון, כישורים, מיקום, השכלה, תפקידים קודמים ומאפיינים נוספים.

במקום להתחיל כל גיוס מחדש ולהשקיע שוב בפרסום ובאיתור מועמדים, ניתן לפנות לאנשים שכבר הביעו עניין בארגון או עברו חלק מתהליך המיון.

כדי שהמאגר יהיה שימושי, חשוב לתעד את המידע בצורה עקבית, לשמור על עדכניותו ולנהל אותו בהתאם לדרישות הפרטיות וההסכמות שניתנו על ידי המועמדים.

אילו נתונים ניתן למדוד?

מערכת גיוס מאפשרת לעבור מניהול המבוסס על תחושות לניהול המבוסס על נתונים.

באמצעות דוחות ניתן לבחון את מספר המשרות הפתוחות, מספר המועמדים בכל שלב, זמני הגיוס, פעילות המגייסים, מקורות הגיוס ויחסי ההמרה בין שלבי התהליך.

לדוגמה, ניתן לבדוק כמה מועמדים הגיעו מכל לוח דרושים או קמפיין, כמה מהם עברו ריאיון וכמה מהם התקבלו. כך ניתן להבין אילו מקורות מייצרים את הכמות הגדולה ביותר של מועמדים ואילו מקורות מייצרים בפועל את המועמדים המתאימים ביותר.

הנתונים יכולים גם להצביע על צווארי בקבוק. אם מועמדים ממתינים זמן רב לקבלת משוב ממנהל מסוים, או אם חלק גדול מהם נושר בשלב מסוים, ניתן לזהות זאת ולשפר את התהליך.

אילו אינטגרציות חשוב לבדוק?

מערכת הגיוס אינה פועלת בחלל ריק. היא צריכה להתחבר לכלים שבהם הארגון כבר משתמש.

בין החיבורים הנפוצים ניתן למצוא אתר קריירה, טפסי הגשת מועמדות, לוחות דרושים, תיבות מייל, מערכות מסרונים, וואטסאפ, יומנים, מערכות ראיונות מצולמים ומערכות ארגוניות נוספות.

אינטגרציה טובה מאפשרת למידע לעבור באופן אוטומטי בין המערכות ומצמצמת את הצורך בהקלדה ידנית. לפני הבחירה כדאי למפות את המערכות הקיימות בארגון ולבדוק אילו חיבורים קיימים, אילו דורשים התאמה ואילו עשויים להיות כרוכים בעלות נוספת.

כיצד שומרים על המידע של המועמדים?

מערכת גיוס מחזיקה מידע אישי ולעיתים רגיש: קורות חיים, פרטי קשר, ניסיון תעסוקתי, חוות דעת, תיעוד ראיונות ומסמכים.

לכן, אבטחת מידע ופרטיות אינן יכולות להיות סעיף שולי בבחירת המערכת.

חשוב לבדוק האם ניתן להגדיר הרשאות לפי תפקיד, להגביל גישה למידע, לתעד פעולות שבוצעו במערכת, לבצע גיבויים ולנהל את תקופות שמירת המידע.

Civi AI עומדת בתקן אבטחת המידע ISO 27001 ומשקיעה בהתאמת המערכת לדרישות תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות ולתקנות הרלוונטיות.

לדברי בכור, "ארגון שמנהל תהליכי גיוס מחזיק מידע של אנשים אמיתיים. האחריות לשמור עליו אינה מסתיימת ברגע שהמועמד שלח קורות חיים. צריך לדעת מי יכול לצפות במידע, כיצד הוא נשמר ומה קורה כאשר כבר אין צורך להחזיק בו".

כמה זמן נמשכת הטמעת מערכת גיוס?

משך ההטמעה משתנה בהתאם לגודל הארגון, למספר המשתמשים ולמורכבות תהליכי העבודה.

בארגון בעל תהליך פשוט יחסית ניתן לעיתים להתחיל לעבוד בתוך שבועיים עד חודש. בארגון גדול, הכולל מספר מחלקות, הרשאות, אוטומציות, הסבות נתונים ואינטגרציות, התהליך עשוי להימשך בין חודש לשלושה חודשים ולעיתים יותר.

במסגרת ההטמעה מגדירים את שלבי הגיוס, המשתמשים, ההרשאות, השדות, תבניות ההודעות והדוחות. בנוסף, ניתן לייבא מועמדים, משרות ונתונים ממערכת קודמת, בהתאם לאיכות המידע ולמבנה הקבצים הקיימים.

לדברי בכור, הטמעה טובה אינה מסתכמת בהעברת נתונים ובהדרכה חד־פעמית.

"חשוב להבין כיצד הארגון עובד, אילו תהליכים כדאי לשמור ואילו תהליכים ניתן לייעל. מערכת חדשה היא גם הזדמנות לעצור ולבדוק האם הדרך שבה עבדנו עד היום היא בהכרח הדרך הנכונה ביותר".

שירות ותמיכה הם חלק מהמוצר

כאשר משווים בין מערכות גיוס, קל להתמקד בפיצ'רים ולהתעלם מהשירות. בפועל, גם המערכת האינטואיטיבית ביותר מעלה שאלות, במיוחד בתקופת ההטמעה ובשלבים שבהם מצטרפים משתמשים חדשים.

כדאי לבדוק מי מלווה את הארגון, כיצד נראית התמיכה, האם מתקיימות הדרכות, מהן שעות המענה והאם צוות השירות מכיר את עולם הגיוס ולא רק את ההיבטים הטכניים של המוצר.

לקוחות Civi AI מציינים בין היתר את הזמינות של צוות השירות, ההתאמה לתהליכי העבודה והיכולת לקבל תמונת מצב עדכנית על המשרות והמועמדים.

לצד המערכת מפעילה החברה גם את הפודקאסט "מגייסים השראה", את קהילת הגיוס ומשאבי האנוש של Civi AI ואת Civi Academy, שבמסגרתה מתקיימים וובינרים, הדרכות ותכנים מקצועיים למגייסים ולמנהלי משאבי אנוש.

 

השורה התחתונה: לבחור מערכת שמתאימה לארגון ולא רק למצגת המכירה

מערכת גיוס אינה רק מקום לאחסון קורות חיים. היא משפיעה על הדרך שבה הארגון מתקשר עם מועמדים, משתף מידע, מודד ביצועים ומקבל החלטות.

לפני שבוחרים מערכת, כדאי להגדיר את הצרכים האמיתיים: כמה משרות מנוהלות במקביל, מי משתמש במערכת, אילו פעולות גוזלות כיום זמן, אילו דוחות נדרשים, אילו מערכות צריכות להתחבר אליה ומהן דרישות האבטחה והפרטיות.

מומלץ לבקש הדגמה המבוססת על תהליך אמיתי של הארגון ולא להסתפק במצגת כללית. כדאי לתת גם למגייסים ולמנהלים המגייסים להתנסות במערכת, לשאול על תהליך ההטמעה ולבדוק כיצד ניתן לייצא את המידע בעת הצורך.

המערכת הנכונה היא זו שמצליחה להשתלב בעבודה היומיומית, להפחית פעולות ידניות, ליצור שקיפות ולספק לארגון כלים להשתפר לאורך זמן.

בסופו של דבר, הטכנולוגיה אינה מחליפה את האנשים שמנהלים את הגיוס. היא מאפשרת להם לעבוד בצורה מסודרת, מדויקת ואנושית יותר – ולפנות זמן למה שחשוב באמת: להכיר מועמדים ולמצוא את האנשים המתאימים לארגון.