תיאור תפקיד:
ניהול יומן המנהל – תיאום פגישות,
אירועים ופעילויות יומיומיות למנהל המפעל.
תמיכה אדמיניסטרטיבית – ארגון מסמכים,
הפקת דוחות, טיפול בתכתובת פנימית וחיצונית.
קליטת עובדים – אחריות על תהליך קליטת עובדים חדשים, כולל מילוי טפסים והעברה למחלקת שכר.
דיווחי נוכחות ושעות עבודה – ניהול רישום שעות עבודה, חופשות, מחלה ושעות נוספות, ודיווח למחלקת שכר.
הבאת ציוד לעובדים – תיאום אספקת ציוד (ביגוד, ציוד מגן, נעלי עבודה) לעובדים חדשים ולפי הצורך לעובדים קיימים.
; תיאום מול מחלקות – שיתוף פעולה עם מחלקות המפעל והחברה לצורך ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות..
ארגון מסמכים ודיווחים: ארגון, סיווג ואחסון מסמכים פנימיים, דוחות ביצועים, פרוטוקולים מפגישות, אישורי הסמכות עובדים ועוד.
הפקת דוחות: הכנה והפקה של דוחות שוטפים ומצגות עבור מנהל המפעל.
מענה שוטף עם ספקים ולקוחות: קיום קשר עם ספקים ולקוחות תאום פגישות, שיחות ועדכונים שוטפים.
שמירה על סודיות וארגון המידע: שמירה על סודיות המידע וארגון המידע בצורה מסודרת ויעילה.
תמיכה בעובדים: תמיכה בעובדים בנושאים אדמיניסטרטיביים שונים.
דרישות:
שליטה במערכות ממוחשבות: ידע בתוכנות אופיס (Word, Excel, PowerPoint), שליטה במערכות ניהול ממוחשבות .
מיומנויות תקשורתיות: כישורים בינאישיים גבוהים, יכולת עבודה מול מגוון רחב של אנשים.
יכולת ארגון וזמינות גבוהה: ניהול זמן בצורה מיטבית, סדר וארגון גבוה.
יכולת עבודה תחת לחץ: יכולת לנהל משימות מרובות בצורה מסודרת ואפקטיבית