תיאור תפקיד:
לעמותה בתחום סיעוד ורווחה דרוש/ה רכז/ת שלוחה - תפקיד אדמיניסטרטיבי
תפעול אדמ' שוטף - מענה טלפוני, קבלת קהל, טיפול בבעיות העולות מול הגורמים הרלוונטיים ויידוע עובד מקצועי/ מנהלת הסניף בהתאם לצורך.
הפניית המידע הרלוונטי לטיפול העובד המקצועי, קבלת הודעות והעברתן לטיפול של עובד מקצועי במידת הצורך.
מעקב כספי בנושא קופה קטנה, טיפול בכל המסמכים המתקבלים בסניף ,מיונם והעברתם לאנשי הצוות הרלוונטיים, תיוק מסמכים.
משאבי אנוש - טיפול בתהליכי קליטה וסיום העסקה בהתאם להנחיות ומדיניות מנהלת מש"א בהנהלת הארגון.
גיוס מטפלים - מיון והערכה למטפלים חדשים, אחריות על קליטת המטפלים - מילוי ערכת קליטת מטפל, הקלדת המידע במחשב בהתאם להנחיות ונוהלי העבודה.
סגירת תיקי מטפלות, בהתאם להנחיות של העובד המקצועי, מעקב על ויזות והיתרים של עו"ז.
טיפול בשכר - הכנה וסידור של טפסים נלווים לקראת סוף החודש כולל יומני עבודה, תלושי שכר, נהלים וטפסים רלוונטיים.
קבלת יומני עבודה מהמטפלות, ואישורם בהתאם לנהלי ביטוח לאומי הקלדתם במערכת.
ריכוז הפעילות מול חשבת השכר במטה – העברת קבצי השכר, ביצוע בדיקות התשקיף , בירורים טיפול בליקויים וחריגים.
גביה - הכנת החומרים לגורמים המשלמים - הכנת דרישות תשלום, הכנת החשבוניות ללקוחות.
ביצוע מעקב חודשי אחר הגבייה והפקת חשבוניות זיכוי/חיוב מול הלקוחות המשלמים.
פתרון בעיות ובירורים מול הגורמים הרלוונטיים כולל יידוע מנהלת הסניף וחשבת השכר.
טיפול בשיבוצים - סיוע ותמיכה לעובד המקצועי בתהליך החלפות ושינוי נקודתי בתוכנית עבודה.
שעות עבודה: ימים א' עד ה' 8:00 - 16:00 + תורנות ימי ו' פעם בחודש/חודש וחצי.
דרישות:
ניסיון בניהול אדמ' לפחות 3 שנים - חובה
תואר ראשון - יתרון
תודעת שירות גבוהה, יחסי אנוש טובים ואוריינטציה מכירתית
יכולת עמידה בלחצים, חלוקת קשב טובה ויכולת לעבודה במקביל
יתרון למגוון שפות
יכולת לעבודת צוות
ניסיון אדמיניסטרטיבי כולל עבודה במערכת הפעלה office, מערכות CRM וכדומה - יתרון
סדר וארגון