תיאור תפקיד:
אחריות למתן תמיכה אדמיניסטרטיבית, ארגונית ותפעולית ברמה גבוהה, על מנת לאפשר תפקוד שוטף, יעיל וממוקד של המנכ״ל. התפקיד דורש יכולות ארגון וניהול זמן מצוינות, יוזמה, ויכולת עבודה עם ריבוי משימות בסביבה דינמית ומהירה
תוך אמינות מירבית ושמירה על דיסקרטיות לאור נגישות למידע רגיש ביותר.
תחומי אחריות:
ניהול יומן המנכ"ל, תיאום פגישות, ישיבות ונסיעות בארץ ובחו״ל.
ניהול ותעדוף פניות למנכ״ל
עבודה שוטפת מול מחלקות הארגון לצורך תיאום וביצוע החלטות הנהלה.
עבודה מול ממשקים גלובליים
שמירה על רציפות תפעולית בלשכת המנכ״ל
שיפור והטמעה של תהליכים אדמיניסטרטיביים יעילים
הכנת חומרים לדיונים וישיבות
הכנת תכתובות, מצגות, דוחות וחומרי רקע לפגישות לפי הצורך
מעקב אחר משימות, סדרי עדיפויות ויוזמות אסטרטגיות של המנכ״ל.
מענה טלפוני לפי הצורך
תיאום ומעקב אחר טיסות ומלונות עבור המנכ"ל
אירוח מבקרים מחו"ל, מהארץ או לקוחות של המנכ"ל/ ההנהלה
ארגון הביקור כולל אחריות לכל הפרטים הלוגיסטים לרבות: הכנת חדר הישיבות, הזמנת כיבוד ועוד
ארגון נסיעות, לוגיסטיקה ולוחות זמנים מורכבים.
עדכוני החזר הוצאות במערכת, עזרה אדמיניסטרטיבית – עבור המנכ"ל
סיוע לחברי/ות ההנהלה על פי צורך
דרישות:
ניסיון מוכח כעוזר/ת אישי/ת, עוזר/ת הנהלה בכירה או תפקיד דומה בליווי הנהלה בכירה / מנכ״ל
3-5- שנות ניסיון
מארגון גלובלי - חובה
• יכולות ארגון וניהול זמן גבוהות, ירידה לפרטים ודיוק.
• דיסקרטיות, יושרה ואמינות ברמה גבוהה.
• כישורי תקשורת מצוינים בכתב ובעל פה.
• שליטה מלאה ביישומי Office
•
שליטה גבוהה באנגלית – חובה (קריאה, כתיבה, דיבור).
כישורים אישיים:
• יחסי אנוש מצוינים ותודעת שירות גבוהה
• יכולת עבודה תחת לחץ וריבוי משימות.
• יסודיות ואחריות
• יוזמה, יכולת עבודה עצמאית ועמידה בזמנים
• גמישות והסתגלות לשינויים
• טיפול במידע רגיש וחסוי תוך שמירה קפדנית על סודיות ומקצועיות