תיאור תפקיד:
ניהול אדמיניסטרטיבי ומתן שירות שוטף לראש המחלקה - כולל מענה טלפוני, טיפול בדואר, תיוק, הכנת דוחות, בניית מצגות, ניסוח תכתובות, כתיבת פרוטוקולים וכו'
ניהול יומן ולוח זמנים של ראש המחלקה
סיוע בתפעול השוטף של תכנית הלימודים על כל ההיבטים (בניית מערכת שעות, בניית לוח בחינות, קליטה ושיבוץ של סגל חדש, סגל מן החוץ ועוד)
טיפול ויישום של החלטות ועדות הוראה וועדות תכנים של המחלקה
מתן שירות וטיפול בחברי הסגל האקדמי של המחלקה (מן המניין ומן החוץ)
טיפול בפניות של סטודנטים מהמחלקה
סיוע בניהול תקציב המחלקה, כולל הזמנות רכש וכו'
סיוע בארגון כנסים ואירועים של המחלקה
תמיכה בפעילות השוטפת של המחלקה
עבודה בשעות אחר הצהריים – לפחות יום בשבוע, ימי שישי בימים פתוחים לפי צורך.
עבודה שוטפת מול גורמים רלוונטיים במכללה ומחוץ למכללה
ביצוע מטלות נוספות בהתאם להנחיות הממונה
ממונה – רמ"ח הנדסת בניין בקמפוס באר שבע
היקף – 100% משרה
איוש המשרה – מיידי
דרישות:
תואר אקדמי - חובה
שליטה ביישומיOffice ואינטרנט
שליטה בתוכנות מכלול ותפנית – יתרון
ניסיון בעבודה אדמיניסטרטיבית
שליטה בשפה העברית והאנגלית - ברמה טובה מאוד
תקשורת בינאישית טובה, תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מצוינים
כושר ארגון, יוזמה, אחריות
יכולת עמידה בתנאי לחץ
יכולת למידה מהירה
גמישות בשעות העבודה בתקופות לחץ – על פי הצורך