תיאור תפקיד:
דרוש/ה מנהל/ת אדמיניסטרציה ותפעול משרד לעמותה בירושלים
ניהול עצמאי של מערך האדמיניסטרציה במטה העמותה ומתן תמיכה תפעולית שוטפת לסמנכ"לית תפעול ומשאבי אנוש.
התפקיד כולל:
אחריות על ניהול המשרד, טיפול מול רשויות, מעקב אחר משימות רוחביות ועבודה שוטפת מול מנהלי המרכזים.
ניהול אדמיניסטרטיבי של המטה, טיפול בדואר נכנס ויוצא, מיון, סריקה והעברה לגורמים הרלוונטיים, אחריות על הזמנת חלב, קפה, כיבוד ומוצרי צריכה שוטפים, אחריות על ניקיון המשרד, פיקוח על עובדי הניקיון ובקרת איכות.
טיפול בתקלות שוטפות, תיאום ספקים ובעלי מקצוע, עבודה מול רשויות וניהול אישורים, ניהול מעקב אחר מועדי חידוש והתראות על אישורים העומדים לפוג, טיפול בחשבונות ארנונה מול הרשויות המקומיות, מעקב אחר תשלומים, דרישות, מסמכים והתכתבויות מול רשויות.
אחריות על תיעוד ושמירת מסמכים באופן מסודר, ריכוז ומעקב אחר משימות המועברות ממנהלת התפעול למנהלי המרכזים, מעקב יזום אחר ביצוע משימות, לוחות זמנים והתחייבויות.
מעקב אחר תקלות תחזוקה, תיקונים וטיפולים שוטפים במרכזים, תיעוד החלטות מפגישות ומעקב אחר ביצוען, הכנת תמונת מצב תקופתית של משימות פתוחות בכל המרכזים.
תנאים:
עבדוה במשרה מלאה א'-ה' 08:00-16:30 , יום בשבוע עד 16
קליטה לארגון
דרישות:
ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי או תפעולי חובה
יכולת עבודה עצמאית וניהול מספר משימות במקביל
שליטה מלאה ביישומי Office ובפרט Excel
יכולת ניסוח והתנסחות טובה בכתב ובעל פה